Szanowni Mieszkańcy i Radni Rady Miejskiej

1. Moim zadaniem jako przewodniczącego Rady Miejskiej należy z mocy prawa organizowanie pracy organu stanowiącego danej jednostki. W wyroku z dnia 1 sierpnia 2018 r. Naczelny Sąd Administracyjny analizował pojęcie organizowania prac rady w rozumieniu art. 19 ust, 2 u.s.g. wskazując, że należy pod tym pojęciem rozumieć czynności o charakterze materialno-technicznym – zarówno te związane z przygotowaniem sesji (takich jak przygotowanie porządku sesji, zawiadomienie radnych o miejscu, terminie sesji) jak i pozostałe (odbieranie skarg lub wniosków kierowanych do Rady oraz przygotowanie radnym stosownych dokumentów i innych materiałów itp.). Tym samym to do wyłącznej decyzji przewodniczącego należy określenie sposobu obiegu dokumentów wpływających do biura rady. Co istotne UODO w swoich kontrolach przeprowadzanych w urzędach wielokrotnie kwestionował przesyłanie radnym materiałów mogących zawierać dane osobowe na ich prywatne adresy poczty elektronicznej, której serwery np. mogą znajdować się w krajach nienależących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (przykładem jest poczta z domeną gmail.com).

Z uwagi na powyższe, przesyłanie służbowej korespondencji na prywatne adresy e-mail radnych, które nie zapewniają właściwego szyfrowania i znajdują się poza kontrolą bezpieczeństwa danych sprawowaną przez Urząd Miasta, uznałem za działanie, które nie zapewnia przetwarzanym danym właściwej ochrony.

W związku z powyższym, pismem z dnia 13 marca 2020 roku poinformowałem Radnych, że od marca udostępniana będzie w formie zestawienia informacja o przychodzącej do biura Rady Miejskiej korespondencji.

W następnym etapie zostało przygotowane i przesłane do wszystkich Radnych Rady Miejskiej w celu jego podpisania „Oświadczenie o Poufności” o następującej treści: (tego oświadczenia niezadowoleni z mojego działania - Radni w mediach społecznościowych nie publikują):

Oświadczam, iż zobowiązuję się do:

  • przetwarzania danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w powierzonych przez Administratora zadaniach,
  • zachowania w tajemnicy danych osobowych do których mam lub będę mieć dostęp w związku z wykonywaniem zadań powierzonych przez Administratora,
  • niewykorzystywania danych osobowych w celach niezgodnych z zakresem i celem powierzonych zadań,
  • zachowania w tajemnicy sposobów zabezpieczenia danych osobowych,
  • ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją danych osobowych, nieuprawnionym ujawnieniem danych osobowych, nieuprawnionym dostępem do danych osobowych oraz przetwarzaniem.

Przyjmuję do wiadomości, iż postępowanie sprzeczne z powyższymi zobowiązaniami może być uznane przez Administratora za naruszenie przepisów z zakresu ochrony danych osobowych, w szczególności Rozporządzenia o ochronie danych UE z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

podpis oświadczającego

W dalszym etapie została założona ewidencja korespondencji wychodzącej z biura Rady.

Szanowni Państwo. Moje powyższe podjęte działania nie utrudniają dostępu do informacji i dokumentów dla Radnych, ale ich obieg porządkują i precyzują.

2. Treść korespondencji  prowadzonej z prawnikiem, w tym także mailowa – nie jest informacją publiczną, nawet jeżeli dotyczy to w jakiejś kwestii zadań publicznych. Korespondencja taka nie ma jakiegokolwiek waloru oficjalności, nawet jeżeli zawiera propozycje dotyczące sposobu załatwienia określonej sprawy publicznej, to mieści się w zakresie swobody niezbędnej dla podjęcia prawidłowej decyzji po rozważeniu wszelkich racji przemawiających za różnorodnymi możliwościami jej załatwienia. Takie stanowisko zajął m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 14 września 2012 r.

3. Statut Miasta Mrągowa nie precyzuje wprost  jak ma przebiegać przekazanie skargi. W § 57 ust. 2 jest zapis, że przewodniczący Komisji skarg, wniosków i petycji zwołuje posiedzenie niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni  od dnia wpływu skargi, wniosku lub petycji i kieruje jej pracami.

Dotychczasową praktyką było, że skarga trafiała na Radę, która kierowała daną sprawę do rozpatrzenia lub ją odrzucała. I tak też jest to przeze mnie traktowane.

Obecna ustawa mówi, że zmiany wprowadzone w funkcjonowaniu organów administracyjnych w związku z epidemią COVID-19 wpłynęły na tryb pracy organów, w tym na obowiązujące terminy załatwiania spraw. Zgodnie z art. 15 zzr i następnych znowelizowanej ustawy w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 nie rozpoczyna się lub zostaje zawieszony na ten okres bieg przewidzianych prawa administracyjnego terminów. Dodatkowo, zgodnie z art. 15 zzs specustawy, w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu Covid-19 bieg terminów procesowych i sądowych m.in. w postepowaniach sądowych, w tym sądowo administracyjnych, postępowaniach i kontrolach prowadzonych na podstawie ordynacji podatkowej, oraz innych postępowaniach prowadzonych na podstawie ustaw nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na ten okres.

Dodatkowo, zgodnie z art. 15 zzs. 10. znowelizowanej ustawy w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 przepisów o bezczynności organów oraz o obowiązku organu i podmiotu, prowadzących odpowiednio postępowanie i kontrolę, do powiadamiania strony lub uczestnika postępowania o niezałatwieniu sprawy w terminie nie stosuje się. Pamiętać także należy, iż organom lub podmiotom prowadzącym odpowiednio postępowanie lub kontrolę nie wymierza się kar, grzywien ani nie zasądza się od nich sum pieniężnych na rzecz skarżących za niewydanie rozstrzygnięć w terminach określonych przepisami prawa.

4. Sesja Rady Miejskiej z pełnym porządkiem obrad odbyła się 13 lutego 2020 roku. Zatwierdzony plan pracy Rady Miejskiej na miesiąc marzec zawierał dwa punkty: sprawy bieżące i podjęcie uchwał. W związku z pojawieniem się zakażeń koronawirusem w Polsce, aby nie narażać na niebezpieczeństwo utraty zdrowia Radnych, pracowników urzędu i mieszkańców w miesiącu marcu sesji Rady Miejskiej postanowiłem nie zwoływać.  W dniu 21 marca wystąpiłem z pismem do Burmistrza Miasta, że jeżeli zajdzie pilna potrzeba zwołania obrad zapewnił odpowiednie większe pomieszczenie lub poszukał innych możliwości prawnych do ich przeprowadzenia.

Ustawa z dnia 31 marca 2020 r. dała mi możliwość zwołania sesji korespondencyjnej. Z takiej możliwości prawnej, zarazem najbardziej bezpiecznej skorzystałem i na wniosek burmistrza sesję w dniu 8 kwietnia zwołałem, w celu podjęcia niezbędnych uchwał.

Kwestia funkcjonowania Komisji Rewizyjnej nie wpływa bezpośrednio na funkcjonowanie Rady Miejskiej. Nie można obarczać mnie sytuacją w Komisji Rewizyjnej, dla której nie zostało zatwierdzone sprawozdanie i nie został przyjęty plan pracy, a jej przewodniczący podał się do dymisji.

Informuję, że najbliższa sesja Rady Miejskiej odbędzie się 7 maja 2020 roku w trybie korespondencyjnym.

Szanowni Państwo. To, że grupa Radnych próbuje narzucić swoje poglądy i zasady pracy, chce również, co da się odczuć, medialnie zaistnieć, nie będzie miało to wpływu na moją pracę jako przewodniczącego Rady Miejskiej, ponieważ tak jak dotychczas będę kierował się dobrem mieszkańców i dobrem miasta Mrągowa. Pełnienie mandatu Radnego to nie tylko udział w sesji czy komisji, to także codzienna praca dla dobra miasta i jego mieszkańców. Kontakty z mieszkańcami, rozmowy, wyjaśnienia. Wszyscy Radni jesteśmy przedstawicielami naszych mieszkańców, szczególnie teraz, gdy jest ograniczony dostęp do Urzędu. My Wszyscy pełnimy rolę służebną.

W obecnym trudnym okresie sprawdźmy się na co dzień działając w adekwatnej formie, pokażmy nasze zaangażowanie, bez mikrofonów i kamer. Dopóki są obostrzenia związane z epidemią, to proszę dostosujmy się do nich.

Jako przewodniczący ponoszę odpowiedzialność za pracę Rady Miejskiej. Dopóki jest nawet minimalny stopnień zagrożenia dla zdrowia, to proponuję najbardziej bezpieczną formę przeprowadzenia obrad. Jest to wyrazem głębokiej odpowiedzialności za życie i zdrowie Koleżanek i Kolegów Radnych jak i każdego mieszkańca miasta Mrągowa.

Z poważaniem,
Przewodniczący Rady Miejskiej
Henryk Nikonor