Co nowego w mrągowie?

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

GMINA MIASTO MRĄGOWO ZAPRASZA

do składania ofert na prowadzenie i utrzymanie Mrągowskiego Centrum Aktywności Lokalnej (wraz z utrzymaniem trwałości projektu „Adaptacja budynku po byłym magazynie uzbrojenia na budynek MCAL”) przy ul. Kopernika 2c oraz Klubu Seniora przy ul. Sienkiewicza 16 w  Mrągowie

Ze względu na wartość zamówienia nieprzekraczającą 30 tys. euro, nie mają zastosowania w niniejszym postępowaniu przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych - podstawa prawna art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j.: Dz. U. Z 2018 r. poz. 1986 z późn. zm.). Zastosowanie mają procedury przewidziane w obowiązującym Regulaminie udzielania zamówień publicznych.

I PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

  1. Prowadzenie i utrzymanie Mrągowskiego Centrum Aktywności Lokalnej, wraz z utrzymaniem trwałości projektu „Adaptacja budynku po byłym magazynie uzbrojenia na budynek MCAL”, przy ul. Kopernika 2c oraz Klubu Seniora przy ul. Sienkiewicza 16 w  Mrągowie przez okres 10 miesięcy.

a.     3 kondygnacyjny budynek Mrągowskiego Centrum Aktywności Lokalnej przy ul. Kopernika 2c, o łącznej powierzchni 576,82m2 wraz z przylegającym chodnikiem i otoczeniem budynku. Opis budynku:
- parter: sala wielofunkcyjna i zaplecze cateringowe wraz z wyposażeniem konferencyjnym, multimedialnym i AGD, szatnia, pomieszczenie techniczne, magazyn, toaleta męska, damska i dla osób niepełnosprawnych, winda,
- I piętro: pomieszczenie administratora, 5 pomieszczeń biurowych z wyposażeniem, sala szkoleniowa z wyposażeniem multimedialnym, pomieszczenie socjalne z AGD, serwerownia, magazyn, toaleta męska, damska i dla osób niepełnosprawnych, winda,
- II piętro: 2 pokoje biurowe z wyposażeniem, sala spotkań z wyposażeniem multimedialnym, zaplecze kuchenne z AGD, toaleta męska, damska i dla osób niepełnosprawnych, winda.

b.     Parterowy budynek Klubu Seniora przy ul. Sienkiewicza 16, o łącznej powierzchni 249,57 m2 wraz   z przylegającym chodnikiem i otoczeniem budynku. Opis budynku:
- sala pobytu dziennego, sala konferencyjna, sala komputerowa, sala rekreacji-ruchowej, pokój gier, pokój rękodzieła, pokój administratora, kuchnia, toaleta męska, damska i dla osób niepełnosprawnych

2.     Przeznaczenie i cele obiektów:

a.     Mrągowskie Centrum Aktywności Lokalnej jest obiektem umożliwiającym wspieranie społecznej aktywność mieszkańców, grup inicjatywnych mieszkańców oraz organizacji pozarządowych  realizujących zadania własne gminy, wynikające z art. 7 ustawy o samorządzie gminnym.
b.     Klub Seniora jest obiektem umożliwiającym wspieranie społecznej aktywność mieszkańców, w tym w szczególny sposób osób starszych, grup inicjatywnych mieszkańców oraz organizacji pozarządowych  realizujących zadania własne gminy, wynikające z art. 7 ustawy o samorządzie gminnym.
c.     Obiekty mogą służyć innym celom, w tym do odbywania doraźnych działań o innym charakterze, w zakresie ustalonym przez Zamawiającego.

II. WARUNKI REALIZACJI:

  1. Termin  wykonania zamówienia: od 01 marca do 31 grudnia 2019 r.
  2. Miejsce realizacji zamówienia: Mrągowskie Centrum Aktywności Lokalnej, przy ul. Kopernika 2c oraz Klub Seniora przy ul. Sienkiewicza 16
  3. Ofertę należy złożyć za pomocą wypełnionego formularza ofertowego (wg załączonego wzoru – zał. nr 1).

III.  ZAKRES ZAMÓWIENIA:

  1. Utrzymanie w bieżącej czystości obiektów Mrągowskiego Centrum Aktywności Lokalnej
    i Klubu Seniora, poprzez codzienne usuwanie zanieczyszczeń stałych, bieżące usuwanie usterek, zapewnienie wszelkiego sprzętu do realizacji zadań.
  2. Utrzymanie we właściwym stanie eksploatacyjno-technicznym budynków przy ul. Kopernika 2c, o łącznej powierzchni 576,82m2 oraz parterowego budynku przy ul. Sienkiewicza 16, o łącznej powierzchni 249,57 m2 wraz z urządzeniami instalacji sanitarnej, instalacji elektrycznej oraz elektronicznej, tj.:

a.     prowadzenie ksiąg budowlanych budynków, zapewnienie przeglądów budynków i urządzeń przez odpowiednie służby, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie,
b.     rezystancja urządzeń elektrycznych i całej instalacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie,
c.     prowadzenie przeglądów i stałej konserwacji sprzętu elektronicznego znajdującego się w budynkach,
d.     zawarcie umowy na obsługę systemu alarmowego i monitoringu obiektów,
e.     zapewnienie zabezpieczenia ppoż. – instrukcja przeciwpożarowa, legalizacja gaśnic, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie oraz wykonywanie zaleceń wynikających z instrukcji pożarowej,
f.      sprzątanie pomieszczeń budynków – minimum 1 raz w tygodniu,
g.     codzienne sprzątanie i dezynfekcja pomieszczeń sanitarnych,
h.     bieżąca konserwacja i naprawa usterek, wynikających z wykorzystania sprzętu, w tym sprzętu elektronicznego oraz wynikających z korzystania z budynków.

3. Informowanie Zamawiającego o każdej zaistniałej usterce albo zauważonych wadach na piśmie, gdyż mogą one być objęte gwarancją
4. Zapewnienia dla obiektu dostaw energii elektrycznej, cieplnej, wody oraz odprowadzania ścieków i wywozu nieczystości stałych (minimum 1 raz na 2 tygodnie), usług obsługi alarmu i monitoringu, usług konserwacji sprzętu  elektronicznegooraz innych usług niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania urządzeń technicznych,  na obiekcie oraz zawieranie umów w tym zakresie.
5. Zawarcie umowy oraz opłacenie ubezpieczenia OC i okazanie go zamawiającemu.
6. Pozyskanie środków finansowych na realizację projektu komplementarnego tzw. „miękkiego”  z Europejskiego Funduszu Społecznego, Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury, gwarantującego utrzymanie trwałości projektu „Adaptacja budynku magazynu uzbrojenia przy ul. Kopernika 2c na mrągowskie Centrum Aktywności Lokalnej” zgodnie z umową nr RPWM.08.01.00-28-0065/16-00  i realizacja tego projektu.

7. Utworzenie etatów:

a.     1 etat – koordynator/kierownik administracyjny MCAL – osoba stale nadzorująca cały budynek w godzinach jego otarcia i użytkowania (obowiązki to m.in. prowadzenie biura MCAL, nadzór nad właściwym użytkowaniem obiektu, prowadzenie systemu rezerwacji i udostępniania obiektu, dokumentowanie działań realizowanych w MCAL, koordynacja i nadzór procesu zawierania umów na usługi, koordynacja i pozyskiwanie środków finansowych na realizację tzw. „miękkich” finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury,  udzielanie informacji, koordynacja działań realizowanych w MCAL przez inne podmioty),
b.     1 etat – osoba dbająca o czystość obiektu MCAL – wsparcie obsługi MCAL, w tym nad właściwym korzystaniem z obiektu przez użytkowników,
c.     0,25 etatu – konserwator techniczny obiektu MCAL – osoba prowadząca wszystkie sprawy związane z techniczną obsługa obiektu i wszystkich jego urządzeń, w tym prowadzenie spraw związanych z przepisami ppoż, bhp
d.     1 etat - koordynator Klubu Seniora – osoba stale nadzorująca budynek w godzinach jego otarcia                i użytkowania (obowiązki to m.in. prowadzenie wszystkich spraw Klubu Seniora, nadzór nad właściwym użytkowaniem obiektu, dokumentowanie działań realizowanych w Klubie Seniora, koordynacja i nadzór procesu zawierania umów na usługi, dbanie o porządek,  udzielanie informacji, koordynacja działań realizowanych w MCAL przez inne podmioty)
e.     0,25 etatu – konserwator techniczny obiektu Klubu Seniora – osoba prowadząca wszystkie sprawy związane z techniczną obsługa obiektu i wszystkich jego urządzeń, w tym prowadzenie spraw związanych z przepisami ppoż, bhp

8. Udostępnianie obiektu MCAL:

a.     Użyczenie i udostępnianie pomieszczeń zgodnie z celami i zasadami określonymi w regulaminie obiektu. Od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 20:00, w uzasadnionych przypadkach także w sobotę i niedzielę. Z tytułu użyczenia/udostępniania pomieszczeń nie będą pobierane żadne opłaty

9. Udostępnianie obiektu Klub Seniora:

a.     Użyczenie i udostępnianie pomieszczeń zgodnie z celami i zasadami określonymi w regulaminie obiektu. Od poniedziałku do piątku w godzinach prowadzenia zajęć i spotkań, w uzasadnionych przypadkach także w sobotę i niedzielę. Z tytułu użyczenia/udostępniania pomieszczeń nie będą pobierane żadne opłaty.

10. Opracowywanie harmonogramów wynajmów, zajęć, spotkań, wydarzeń organizowanych na terenie obiektu oraz harmonogramu wynajmu budynków, wraz ze statystyką liczby użytkowników (w tym faktyczną liczbą osób, które skorzystały z obiektu).

11. Przedłożenie raz na kwartał Zamawiającemu sprawozdania z prowadzenia i utrzymania obiektu, zawierającego m.in. statystykę wykorzystania obiektu oraz liczbę użytkowników.

12. Zapewnienie zgodności podejmowanych działań przez Zarządcę jak i przez podmioty korzystające z obiektów w celu wykonywania umowy z prawem, z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa  w szczególności przy wykonywaniu obowiązków wynikających z Umowy przestrzeganie  przepisów ustawy z dnia 26.10.1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.

13. Pokrycie wszelkich kosztów niezbędnych napraw bieżących i bieżących kosztów eksploatacji obiektów.

14. Zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno–finansowej, w tym prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej dla dokumentowania ponoszonych kosztów, dotyczących przedmiotowego zamówienia. 

15. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane wyżej czynności w trakcie realizacji zamówienia:

a.     oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy;

b.     poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię zawartych umowy/umów, w tym o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania;

c.     zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy;

d.     poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

16. W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zawarcia umów związanych prowadzeniem i utrzymaniem obiektów. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:

a.     żądania umów, oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów dokonywania ich oceny,

b.     żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów,

c.     przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.

17. Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zawarcia umów, w tym zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w powyższych punktach czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez wykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 7 czynności.

18. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.

19. Zamawiający upoważniony jest do nadzorowania i kontroli pracy Wykonawcy w zakresie wykonywania zadań. W tym celu Wykonawca zobowiązany będzie do udostępniania Zamawiającemu na każde jego żądanie wszelkich dokumentów (w tym m.in. w zakresie  poniesionych wydatków), dotyczących zarządzanie obiektem w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

20. W okresie wykonywania umowy Zamawiający ma zagwarantowane prawo wstępu, bez ograniczeń, na teren obiektów wyznaczonych przez niego przedstawicieli, w celu zbadania i sprawdzenia stanu wywiązywania się przez Wykonawcę z zawartej między stronami umowy. Zamawiający jest uprawniony do zgłaszania uzasadnionych uwag oraz rekomendacji w zakresie utrzymania i eksploatacji nieruchomości.

IV.  OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:

  1. Wykonawca powinien sporządzić ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.
  2. Oferta powinna być opatrzona pieczątką, posiadać datę sporządzenia, zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP, podpisana przez Wykonawcę lub osobę przez niego upoważnioną.
  3. Wykonawca w treści oferty powinien określić cenę brutto w PLN z dokładnością do 2 miejsc po przecinku.
  4. Do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo w formie zeskanowanego dokumentu, jeśli z załączonych dokumentów nie będzie wynikało upoważnienie do reprezentacji Wykonawcy.

V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

1.     Niezaleganie z płatnościami do Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu prowadzonej działalności.

2.     Doświadczenie w pozyskaniu środków na realizację minimum 1 projektu finansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury.

3.     Posiadanie uprawnień i wykwalifikowanej kadry do wykonania określonej działalności lub czynności zgodnie z przedmiotem zamówienia.

Spełnieniem warunków będzie złożenie wraz z ofertą:
- oświadczenie o niezaleganiu
- potwierdzenie pozyskania środków na realizację projektu
- oświadczenie o posiadanych uprawnieniach i wykwalifikowanej kadrze

VI. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

  1. Ofertę należy złożyć w opisanej kopercie do sekretariatu Urzędu Miejskiego do dnia 22.02.2019 r., do godziny 12.00 Liczy się data wpływu
  2. Ofertawinna być sporządzona w języku polskim, oferent może złożyć jedną ofertę, treść oferty musi zawierać wymagane załączniki wraz wymaganymi oświadczeniami
  3. Ofertę należy umieścić w zamkniętym opakowaniu. Oferta winna być złożona w opieczętowanej pieczątką instytucji kopercie oznaczonej następująco: Oferta na Prowadzenie i utrzymanie Mrągowskiego Centrum Aktywności Lokalnej, wraz z utrzymaniem trwałości projektu „Adaptacja budynku po byłym magazynie uzbrojenia na budynek MCAL”, przy ul. Kopernika 2c oraz Klubu Seniora przy ul. Sienkiewicza 16 w  Mrągowie przez okres 10 miesięcy”
  4. Oferty, których treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego lub zostały złożone po terminie składania ofert określonym w zapytaniu ofertowym, nie będą rozpatrywane.
  5. W toku  badania i oceny ofert Zleceniodawca może wymagać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, dokonać wezwania do uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów, poprawi oczywiste omyłki pisarskie, rachunkowe oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty
    z ogłoszeniem. Brak uzupełnienia dokumentów lub zgody na poprawienie omyłek skutkować będzie odrzuceniem oferty.

VII. OSOBA DO KONTAKTU:

Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcą jest:

Arkadiusz Mierkowski, pok. 02, tel. 89 741 90 42, e-mail:Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Gmina Miasto Mrągowo
ul. Królewiecka 60A, 11-700 Mrągowo
tel. (89) 741 90 44, fax (89) 741 28 74

VIII. KRYTERIUM WYBORU OFERTY

Kryterium cena – 100%, w cenie należy uwzględnić wszystkie koszty wykonania zlecenia,  w kwocie brutto za wykonanie przedmiotu i zakresu zamówienia opisanego w pkt. I i III.

UWAGI  KOŃCOWE:

  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny.
  2. Zamawiający może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty, wymagają zachowania formy pisemnej.
  3. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji.
  4. Ze względu na założenia budżetowe i ograniczenia finansowe, w przypadku, gdy kwoty przedstawione
    w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający, zastrzega sobie prawo negocjacji z Oferentami, którzy nie zostali wykluczeni
    z postępowania. Na wypadek takiej sytuacji Zamawiający zastrzega sobie prawo ustalenia dodatkowych kryteriów oceny.
  5. Ostateczny wybór Oferenta, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji, zgodnie z procedurą wyboru opisaną powyżej.
  6. Oferty złożone po terminie lub których treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego, nie zostaną rozpatrzone.
  7. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego.
  8. Zamawiający może zwrócić się do Oferenta o wyjaśnienie treści oferty lub dokumentów wymaganych od Wykonawcy.
  9. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru oferty.
  10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy.

zał. 1 - formularz ofertowy